こんにちは、Dozens の松田です。PAX ブログ、木曜日は僕が担当することになりました。よろしくお願いいたします。
何を書こうかと２０秒ほど思い悩んだのですが、仕事に絡んだ話のほうがネタがつきにくいだろう、ということで、そんな感じの話にします。
具体的には、WEBなどで使える便利なサービスを毎週ひとつずつ紹介することにします。もしかしたらiPhoneアプリなども入るかもしれないです。よろしくおねがいいたします。
さて、１回めの今回ですが、まずはド定番ネタから。Google Appsです。
Google Appsとは何か
Google Appsとは何か。簡単にいってしまうと、独自ドメインでGmailが使えるというサービスです。Gmailですと、 xxxx@gmail.com というメールアドレスになりますが、これが、 pax@coworking.jp のように @マーク以降のドメイン名に独自のものが使えるようになります。
なので、結構多くの企業がこのGoogle Appsを利用していて、その利用企業数は、既に世界で50万社を超えるそうです。従業員数が数万人を超える会社も多く採用しているので、利用者数でいうとすごい数になりそうですね。
Google Appsは何が出来るのか
いろいろなことができますが、メインのところでいうと、メール、カレンダー、Googleドライブあたりでしょうか。
メールは、上に書いたようなGmailですね。WEB上でメールの送受信ができます。25GBのメールボックスもあるので、ちょっとやそっとではメールボックスがいっぱいになることはありません。
カレンダーはスケジュールを社内（同じドメイン内）で共有できるようになります。iPhoneやAndroidのカレンダーとも同期されるので、かなり便利です。いままでスケジュール管理を手帳や他のアプリを使ってたりしてましたが、Googleカレンダーを使い始めてからはこれ一本です。
Google ドライブはファイルストレージに加えて、ワードやエクセルのようなアプリをWEB上で使えるものです。細かい色々なことはやはりマイクロソフトのオフィスがうわてではありますが、基本的な文章作成や表計算、プレゼンテーションなどはこれだけで十分作れてしまいます。そしてもちろんこれらのファイルを社内で簡単に共有できるようになります。
このようにメール、スケジュール、ファイルストレージ、オフィス文章といった会社で業務を行う上でのベーシックなものがこのGoogle Appsだけで全て揃ってしまうというわけなのです。
どうやって使いはじめるの？
使いはじめるにはどうするか。WEBから登録するだけです。これは簡単。ただしその後の最初の設定は決して簡単ではありません。難関です。特にドメイン認証のプロセスはつまづく人が多くいます。悪いことはいいません。詳しい人に頼んでしまったほうがよいです。
あと料金がかかります。１アカウント年間6,000円です。実は昨年12月上旬までは無料プランがあったのですが、残念ながら無くなってしまいました。ただ試用期間として30日間は無料で試すことはできます。使い勝手を調べるには十分な時間だと思います。
自分は使うべき？
会社でメールやスケジュール共有をしている人はまず導入を検討して損はないです。
今はスマホも普及してますので、Google Apps を使えば、出先で簡単にメールやスケジュールの確認もできます。便利です。
パソコンが急に壊れてもGoogle Appsにメールもデータもスケジュールも残っているので、慌てることもありません。安心です。
価格は１ヶ月ひとり５００円。１日にすると２０円もしない金額なので決して高いものではないと思います。
メールなどのトラブルで業務が止まってしまったという経験がある方も多いのではないでしょうか。Google Appsも全くトラブルがないわけではないですが、今まで僕は４年ほど使っていますが、ほぼトラブルはありません。
特に小さな会社の人は、同じ価格スケールで大企業が使うシステムを使うことができます。これはGoogle Appsをはじめとしたクラウドサービスの大きなメリットです。
最初の設定のところだけ、誰か見つけていただいて、あとは簡単安心快適ですよ。